چهارشنبه 12 شهريور 1393 - 07 ذو القعدة 1435 - 3 سپتامبر 2014
 تابلوی گزارش عملکرد، چارچوب ساده مستند سازی

نویسنده : دکتر مصطفی فرح بخش
رئیس گروه پژوهش ، اطلاعات و فناوری سلامت
مرکز بهداشت استان آذربایجان شرقی

Farahbakhsh@tbzmed.ac.ir

آقای استفان کاوی در کتاب هفت عادت مردمان موثر نوشته است: روزی شخصی در بالای درختی با با اره ای کند ، شاخه درختی را می برید و کار خیلی آرام پیش رفته و او را خسته می ساخت . در پاسخ رهگذری که از او علت این همه تلاش را پرسیده بود ، جواب داد که اره اش کند است و وقتی برای تیز کردن آن ندارد . آقای کاوی هفتمین عادت را تیز کردن روحیه و دانش و جسم می داند و توصیه می نماید که در کنار کار ، زمانی را نیز به خود اختصاص دهید . انسان خسته و فرسوده در دراز مدت نخواهد توانست شادابی و طراوت را در سازمان بیافریند. سازمانهای بزرگ و کوچک ما اغلب ، به بیماری وقت نداشتن مبتلا هستند و بعضی کارهای اساسی و مهم را فقط به دلیل واهی کمبود وقت انجام نمی دهند و شاید با اختصاص زمان کمتر به این کارهای بی اهمیت از نظر خودشان ، در زمان و منابع سازمان صرفه جویی می کنند.

مستند سازی و تهیه گزارشات شفاف دستاوردها ، از این کارهای فراموش شده در سازمان هاست . موفقیتها و تجربه ها باید در قالبی علمی و در چارچوبی شفاف نوشته و منتشر گردد.در کنار دلیل وقت نداشتن ، دورشدن مدیران اجرایی از فرهنگ پژوهش یکی از دلایل مهم و تاثیرگذار دیگر در مستند نکردن عملکردهاست . از عوامل دیگر می توان به ترس مدیران و کارکنان از شفاف سازی ، نبودن چارچوب ساده و آسان مستند سازی فعالیتها ، کم ارزش بودن شواهد و مستندات علمی در سازمان های اجرایی ، جریان بالا به پایین مداخلات بهداشتی و لوکس تلقی شدن مستند سازی از سوی مدیران ارشد اشاره نمود. گاهی برای یافتن چند سند یک برنامه خاص ، باید ساعتها دنبال شواهد و مستندات مربوطه بود.تهیه گزارشات عملکردی ، مدیران و کارشناسان را ناگزیر می سازد که داده های خام را به اطلاعات کاربردی تبدیل نمایند و از کنار هم قرار گرفتن این اطلاعات ، دانش کاربردی تولید می شود . هنوز علیرغم ادغام ارائه خدمات سلامت در دانشگاههای علوم پزشکی ، بین تولید دانش و ارائه خدمات بهداشتی دیوارهای قطوری وجود دارد و هر کدام از بخشهای بزرگ آموزش و ارائه خدمات سلامت راه خود را می روند و داده های خود را تولید می کنند. پژوهش ها در دانشکده ها و مراکز تحقیقاتی انجام شده و در گزارشات رنگین در مجلات معتبر چاپ می شوند و سازمانهای اجرایی با مشکلات متعدد دست و پنجه نرم می کند و شاید راه حلهای این مشکلات در گزارشات تحقیقاتی در بایگانی ها در زیر هزاران برگ کاغذ خوابیده است . وقتی صحبت از مستند سازی و تهیه گزارشات علمی می شود ، اغلب مدیران مراکز تحقیقاتی را نشان می دهند که باید این کارها را انجام دهند و با این اقدام کوچک مسئولیت را از دوش خود بر می دارند.

اغلب سازمانهای سلامت در انبوه داده ها و اطلاعات سرگردان بوده و الگوی شفاف و ساده برای گزارش موفقیتها و نارسایی ها وجود ندارد و از دیرباز ، نبودن چارچوب ساده گزارش عملکرد ، سازمانهای سلامت را رنج می دهد. مراکز آموزشی بر پایه تئوری ها کار می کنند و اتفاقات را به بهترین صورت مستند می نمایند و نتایج مطالعات و تحقیقات خود را به روشهای علمی انتشار می دهند که این فرصتی گرانبها برای توسعه دانش کاربردی مهیا ساخته و زمینه را برای الگو سازی موفق فراهم می نماید. در سازمان های اجرایی بزرگ ، اغلب مدیران و کارشناسان ارشد دستگاه از این مهم غافل می مانند و کارهای زیادی است که انجام می شود ، بدون آنکه نتایج و دستاوردها در جایی نشر یابد . در ادارات و شرکتهای بزرگ ، مدیران اغلب با عددها و رقمها رابطه خوبی ندارند و به بیان یک سری حرفهای شفاهی و شاخصه های ذهنی بسنده می کنند. در روشهای علمی ، به راحتی نمی توان با حرف و سخن موفقیتی را ابراز کرد و ذهنیات خود را به نام کارآمدی به نخبگان و کارشناسان خبره تحمیل کرد . شفافیت به دست آمده از اینگونه گزارشات ، سیاستگزاران را آشفته خاطر می سازد که دوست دارند ، همیشه در فضایی غبارآلود و مبتنی بر شایعات به حیات خود ادامه دهند.

آخرین مرحله روش ارتقای کیفیت FOCUS PDCA ، تابلوی گزارش بود که در آن بصورت خلاصه از اول تا آخر ، کارهای انجام گرفته به سادگی نمایش داده می شد. با یک نگاه ساده به تابلوی گزارش ارتقا می توان فهمید که با چه چیزی و از کجا به کجا رفته اند. در تابلوی گزارش ، مشکل و بیان مساله و مقدمه در بیان فرصت و نمودار قالبی بیان شده و وضعیت جاری شاخصها با نمودار جریان فرایند و نمودار جریان داده ها و راهکار و مداخله در جدول اولویت بندی وبرنامه ریزی نشان داده و در مرحله بازبینی و کنترل، مقدار ارتقا به زبانی ساده نشان داده می شد. در آن روزها در اغلب تسهیلات بهداشتی درمانی ، تابلویی از دیوار محل کار آویخته شده بود که در قالب واژه هایی بسیار ساده و ابزارهای شفاف ، داستان موفقیتی را بیان می کرد . فقط با یک نگاه به تابلو می توانستی ، داستان را از اول تا انتها در ذهن خود مرور کنی. تابلوها در هر کجا بودند ، از یک ارتقا حرف می زدند و حتی بسیار بهتر از مقالات علمی .دیگر نیاز به ساعتها سخنرانی کسل کننده و ملال آور نبود .یک نگاه کافی بود.

چاپ ارسال برای دوستان بازگشت